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| 堂區管理系統• 2003-05-10 |
系統實用便捷、門檻低∼∼
1.只要上網就能用
鑑於過去試行的經驗，加上在資訊化的初期，多少會碰到障礙，因此規劃的基本考量即是：「便捷實用及低使用門檻」，期望將困難降到最低。本系統採用「web- based」的設計，最大好處是只要電腦能連上網就可使用，完全沒有安裝問題，即便堂區沒有電腦，經過堂區神父授權，教友也可在家上網登錄使用。
2.台灣地區教友屬同一資料庫
台灣交通便利，教友流動是極為常見的事，不但跨堂區，跨教區也是常有的。將台灣教友建在同一資料庫的優點是教友只需登記（註冊）一次，在台灣的堂區內將不會發生重複登記，而日後在任一堂區活動，也毋需再重新建立資料。
3. 報表輸出彈性大
教友資料建立的目的就是要調出使用，需求又各不相同，這時報表輸出的彈性顯得相當重要。本系統的報表輸出不但可自行選擇輸出欄位的設計，輸出區間、輸出條件也提供許多實用的選擇。
4.堂區例行工作也可線上管理
堂區行政管理是本系統開發的另一重點，推出時間將在教友資料管理之後。從「禮儀輪值表」到「善會管理」都有貼心的設計。日後關於堂區狀況，一開機上網就可一覽無遺。其中較特別的是「共享資源設定」，簡單說，如果堂區有個可供300人使用的活動中心，只要寫個簡介開放出來，其他堂區就可在「全國共享資源查詢」裡找到，這樣作不但能帶給彼此方便，還能增進物盡其用、互通有無的效益呢！
資料登錄處理 流程合情合理 好方便
1.個人基本資料
•個人資料
用於建立與管理個人資料，含基本資料、照片、通訊資料及參與教堂活動紀錄等。如善用本功能，將使教堂易於掌握教友現況，並利於堂區的人力資源管理。 以單筆個人資料而言，與個人相關的教堂分為三類：「領洗教堂」、「律法所屬教堂」、「常參與活動之教堂」。其中「常參與活動之教堂」擁有個人完整資料的查詢、修改權；「領洗教堂」、「律法所屬教堂」有個人聖事資料查詢權。其餘教堂僅能查詢人名及其所屬堂區，其他資料 則不開放。
•遷移紀錄
在此處遷移的定義為：教友將「常參與活動之教堂A」遷移至「常參與活動之教堂B」。即教友遷移時將教友資料由遷出教堂「常參與活動之教堂A」轉為隸屬於遷入教堂「常參與活動之教堂B」下，並通知遷入教堂，使教堂即時知道教友遷入、遷出狀態。本功能亦考慮當教友未能告知遷出教堂時，仍可補辦遷出手續來通知遷出教堂。遷移手續完成後，原遷出教堂「常參與活動之教堂A」將失去對該筆教友資料修改讀取的權限。
•家庭處理
在本系統中每筆個人資料都是獨立的，本功能可根據同地址個人資料來建立家庭關係。未在同地址的家人，可以『新增家庭成員』方式加入；同地址非家人者，可不選擇。『拜訪紀錄處理』提供神長家訪時，將家訪紀錄以文字檔（.txt）上傳存檔，以便日後查詢使用。
2. 聖事資料
•領洗處理
建立在教堂領受聖洗聖事的教友領洗資料，可選擇通知「律法所屬教堂」、「常參與活動之教堂」。
•堅振處理
取得教友資料並建立在教堂領受堅振聖事的教友堅振資料，可選擇通知「領洗教堂」、「律法所屬教堂」、「常參與活動之教堂」。
•婚配處理
取得教友資料並建立在教堂領受婚配聖事的教友婚配資料，如未輸入婚後地址與電話，則預設為男方原地址。可選擇通知「領洗教堂」、「律法所屬教堂」、「常參與活動之教堂」。
•死亡處理
取得教友資料並建立死亡資料，可選擇通知「領洗教堂」、「律法所屬教堂」、「常參與活動之教堂」，並將該個人資料註銷。
•聖事處理
提供教堂查詢經系統通知的聖事資料更新收發確認。使教堂可知所發送的更新訊息對方是否收到；另教堂被通知的更新訊息，亦於此處確認無誤後，由系統自動更新資料。
•神長設定
堂區神長不列入共用資料庫，由各教堂自行建立歷任神長資料。
大家一起來使用 訊息流通 共蒙其利
•堂區的準備
使用2003年版「堂區管理系統」的基本條件：一、至少要有一位能學習系統且有中打能力的人，二、有一台能上網的電腦。另外，詳實的堂區教友資料更是不可或缺的。請各堂區儘快檢視一下是否已準備好接受資訊化洗禮囉？！
•系統推廣工作
堂區管理系統的推廣是由各教區的示範堂區開始。先由各教區推派三至四個教堂作為示範堂區，未來教區內關於堂區管理系統的問題，可詢問示範堂區的操作人員， 各堂區也可參加由教區舉辦的教育訓練課程，而教區內無法解決之問題可於彙整後送至主教團秘書處處理。
主教團秘書處對各教區示範堂區的第一次說明研習會已於日前(2003.7.11)在台中曉明女中舉辦，參與情形十分踴躍。特別提醒各堂區，系統帳號的發放不限於示範堂區，我們歡迎任何已做好準備的堂區來申請，立時開始全新的體驗！
常見問題
1.堂區在電腦軟硬體及人力上應作何準備？
A: 由於堂區管理系統是以 WEB-BASED 為基礎的一套系統，所以不需要太好的電腦硬體設備及軟體，在教堂僅需能夠連上 Internet 即可使用。至於操作者也只需有基本的電腦操作及文書處理技能即可，無需有太高的技術背景。
2.誰可以申請使用？
A：為顧及安全，堂區管理系統之帳號僅開放給經本堂神父授權之教友或神父申請。系統管理員將在收到「系統帳號申請表格」後，並與本堂神父確認無誤，才發出帳號及密碼。
3.如何申請帳號？
A：可直接自堂區管理系統網頁下載「系統帳號申請表格」，填寫完畢後E-Mail 至主教團秘書處即可。(webservice@catholic.org.tw)
4.關於收費問題？
A：各堂區使用本系統目前不需負擔任何費用，但為使系統維持在較佳的狀態持續為各堂區服務，未來網路連線、程式修改及硬體維護等各項開銷，仍需要 各堂區及教友們踴躍奉獻支持。
5.資料保存的安全考量？
A：針對於資料的安全性部份，目前在伺服器的前端架設了防火牆及病毒的檢測程式，每週並做定期的資料庫備份及異地備援，以確保資料之完整及安全性。
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